各二级培养单位及研究生:
为加强研究生培养管理工作，严格和规范学籍管理，根据《中南大学研究生学籍管理规定》和《中南大学超年限研究生学籍管理实施细则》，决定对2012、2013级博士生和2013、2014级硕士生的学籍进行清理及对2017级（含）以前研究生学业情况清查。现将有关事项通知如下：
一、清查范围
（一）学籍清理范围：2012、2013级博士生和2013、2014级硕士生（名单另行下发）。
（二）学业情况清查范围：2017级及以前的在籍研究生。
二、有关学籍管理政策
（一）《中南大学研究生学籍管理规定》（中大研字[2012]29号，第三十三条：博士生在学的最长年限为6年，硕士生在学的最长年限为5年。第二十五条（五）：超过学校规定的最长学习年限的，仍未完成论文答辩的应予退学。
（二）《中南大学超年限研究生学籍管理实施细则》规定，对于超最长年限仍未毕业研究生可向学校提出延期毕业申请，延期最长不超过2年。
三、学籍清理有关工作要求
（一）2012级博士生和2013级硕士生
已于在学的最长学习年限基础上延长了1年，仍未完成毕业或学位论文答辩，需要继续完成学业者，须提交延期毕业申请。请二级培养单位和导师督促研究生尽快完成学业，根据以上两个文件规定，如果于2020年6月30日仍未完成毕业或学位论文答辩，将应予退学处理。逾期，研究生院将于2020年7月初直接下发退学决定书。无法继续完成学业的，提出退学申请。
（二）2013级博士生和2014级硕士生
对于超过在学最长学习年限研究生（博士生6年，硕士生5年）仍未完成毕业或学位论文答辩，需要继续完成学业者，须提交延期毕业申请。逾期，研究生院将直接下发退学决定书。无法继续完成学业的，提出退学申请。
（三）延期毕业申请
1.延期毕业申请要求
（1）研究生每学期须按时完成学籍注册。
（2）研究生须按培养方案的要求完成课程学习和必修培养环节的学分，成绩合格。
（3）已基本完成研究生学位（或毕业）论文的撰写工作。
须达到以上要求者才能提交延期毕业申请。
2.延期毕业申请流程
符合延期毕业申请要求的研究生均应通过研究生教育管理信息系统（简称“系统”）网上提交延期毕业申请，经导师和二级培养单位审查，学院汇总后提交研究生院审核。
（1）研究生本人提交申请
研究生本人登录“系统”-进入“学籍异动”-选择“延期年限申请审批表”，填写《中南大学超最长学习年限研究生延期毕业申请表》，同时将研究生毕业或学位论文初稿、公开发表论文等材料上传至“附件”。研究生应对毕业或学位论文工作已取得的成果、论文进展情况及预计完成时间等情况进行认真填写。
（2）二级培养单位审核
研究生导师应对延期毕业申请研究生的毕业或学位论文进展状况等进行审核并签署明确意见，交所在二级培养单位研究生教育干事。教育干事应对研究生的课程学习和培养环节学分进行认真核实，确定是否符合延期毕业申请要求，二级培养单位应根据研究生填写的学位论文进展情况、导师意见进行审核并给予处理意见。
3.主动提出退学申请
没有达到延期毕业申请要求的，导师及二级培养单位认为确实不宜继续培养的，以及因自身原因无法按期完成答辩的研究生，由研究生本人登录“系统”-进入“学籍异动”-填写《退学申请审批表》。
4.学校审批
研究生院根据二级培养单位意见，对申请延期研究生的材料进行审核，确定是否延期和延期时间。退学研究生按有关规定进行处理和走办事工作流程。
四、学业情况清查工作要求
依据各学科各年级培养方案要求，参照《中南大学研究生培养环节工作管理办法（中大研字[2019]57号）》，2017级研究生都应该完成课程学习、博士生资格考试、学位论文开题报告培养环节学习，2016级及以前的应该修满培养方案规定的所有学分。具体工作如下：
（一）学生自查。未按要求完成的研究生填写《研究生学业情况清查表》（附件2），提交至二级培养单位汇总。对课程学分未修满的应尽快修读相应课程，未完成博士生资格考试或学位论文开题报告的应尽快完成。学校将严格执行“研究生通过学位论文开题报告的时间至学位论文答辩的时间至少应在一年以上”的规定。
（二）二级培养单位统计汇总并提醒导师督促学生按要求完成课程学习和各项培养环节。
五、注意事项
（一）请各二级培养单位研究生教育干事及导师将本通知告知相关研究生，符合延期要求可继续培养的研究生，导师应加大指导力度，督促其尽快完成毕业或学位论文答辩。对于确实无法联系的研究生，需在学院网站公告告之（公告模板见附件3和附件4）。对于在学籍清理过程中因履职不到位造成的不良后果由相关单位和个人负责。
（二）各二级培养单位应在每年6月份，对在学最长学习年限届满前1年（博士生第5年，硕士生第4年）的研究生和未按时间节点完成各项培养环节的研究生进行清查，并对其发出学业警示，督促其在学校规定的最长学习年限内完成学业。
（三）各二级培养单位应高度重视，加强研究生培养过程管理及学籍管理工作，切实提高研究生培养质量。
六、材料报送
（一）延期毕业申请研究生须提交《中南大学超最长学习年限研究生延期毕业申请表》（直接将已走完审批流程的表格从系统导出）及研究生毕业或学位论文初稿、公开发表论文等材料（直接下载“附件”）。二级培养单位将电子材料以“学号+姓名”命名汇总打包发邮箱。
（二）二级培养单位提交主管院长审核签字并加盖学院印章的纸质汇总表（附件1和附件2），电子版发邮箱。
请相关研究生于11月18日前完成延期毕业申请流程或退学申请流程，学业情况清查表提交至二级培养单位。各二级培养单位于11月22日前将汇总材料提交至研究生院张艺老师处(校本部三办公楼407房，电话：88836509，电子邮箱：469692033@qq.com)。
附件：
1.2012、2013级博士生、2013、2014级硕士生学籍清理情况汇总表（附件1）
2.研究生学业情况清查表（附件2）
3.公 告(难以联系研究生告之）（附件3）
4.公 告(退学文书难以送达告之）（附件4）
研究生院
2019年10月31日
