各二级培养单位及相关研究生：
为2025年上学期顺利完成毕(结)业证书的制作及《毕业研究生登记表》、结业材料、退学材料、奖助学金评定材料归档等工作，特要求如下：
一、毕(结)业证书制作相关要求：
(一)证书制作对象(不含学信网无学籍信息仅发学位证书的学生；不含留学生，留学生由国际教育学院另行通知)：
1.通过学位论文答辩拟获得毕业证书和学位证书者；
2.通过毕业与学位“两证分离”毕业论文答辩拟获得毕业证书者；
3.已完成结业审批者。
上述研究生请尽快申请制作相关证书并办理离校手续，离校手续办理完毕者方可领取上述证书，证书发放10天后，上述研究生身份在研究生管理系统将转换为毕(结)业生。
上述研究生如国家学信网中无学历照片，请尽快通知按附件1、2办理，否则不得申请制作发放毕(结)业证书。
2025年6月起研究生教育管理系统将对国家学信网中无学历照片者实施严格管理，即国家学信网中无学历照片者将无法录入“答辩通过相关信息”，无法提交制作毕业证、结业证申请。
(二)证书上的时间节点：
毕业证书上“毕业时间”和“落款日期”为“答辩通过日期”；结业证书上“结业时间”和“落款日期”为“结业审批通过日期”。
(三)申请制作毕业证前期准备工作：
1.研究生进行学籍信息校对
学生申请毕业、答辩、制作毕(结)业证前均应登录学信网和研究生管理系统查看学籍信息是否一致，信息有误请尽快联系修改，重点查看下列信息：①专业代码、专业名称(证书上打印的专业名称及代码来自研究生管理系统“学籍信息”、“学业信息”中的专业名称及代码)。②学信网是否具有学历照片,学信网上无学历照片，毕(结)业证相关信息将无上传学信网，请尽快按附件1、2办理。
2.答辩结果审核
为方便研究生院尽快对毕业生进行信息核查，请通知已通过论文答辩拟制作毕业证的学生尽快录入提交答辩结果；同时二级单位尽快在研究生管理系统对已提交答辩结果的学生进行答辩结果审核提交(重点审核：答辩年月日是否正确、是否同意毕业、是否同意授予学位)，学院不提交，将无法进行下一步。
3.生成制作毕(结)业证基本情况汇总表
①标记制作毕业证学生的“月份批次”。
登录研究生管理系统，点击“毕业与学位”→“答辩申请管理”→“申请制作毕业证汇总表” →在“月份”处勾选月份、勾选该月需制作毕业证的学生（前期必须对已提交答辩结果的学生进行答辩结果审核提交）、点击“提交毕业证制作月份”即可。
②显示、校对“月份批次”制作毕业证名单并导出汇总表。
在上述①的界面，在“留学生”处勾选“否”、在“制作毕业证月份”处勾选“6”、点击“查询”即显示6月份制作毕业证学生名单，校对无误后点击“导出毕业证汇总表”即生成6月份制作毕业证基本情况汇总表，再次校对。
③结业证基本情况汇总表的生成，点击“结业审批管理”仍按原办法处理。
④最终汇总表名单必须与此批提交制作毕业证纸质照片一一对应且顺序一致。
(四)学院提交制作证书材料清单及相关时间节点：
纸质材料提交时间：6月批次：6月12日前；7月批次：7月1日前。暑假期间不制作毕(结)业证。
提交地点：岳麓山校区第三办公楼410，朱老师88836422。
提交材料：
1.《制作毕业证基本情况汇总表》、《制作结业证基本情况汇总表》各1份，上述汇总表需单位负责人签字并加盖公章。
2.照片(按汇总表顺序用相册装好，与汇总表一一对应)
①照片必须与学信网学历照片一致(2寸蓝底证件照)。请严格审查学生照片的真实性(参加学校统一组织集中拍摄的照片带有学号及姓名。重点审查未带有学号及姓名的照片，要求学生提供学信网学籍认证报告进行照片比对)。
②粘贴照片注意：照片下有学号姓名的，请保留学号姓名信息；相片背面有不干胶的，不要破坏不干胶；照片背面没有不干胶的，不要粘贴得太紧，以免撕坏照片，但也要注意因粘贴不牢造成脱落，建议使用相册装好。
③汇总表及粘贴好的照片装入纸质大信封，纸质大信封上写上单位代码及名称，博、硕士生制作证书人数。注意制作毕业证和制作结业证的材料分开装袋。
3.涉及“两证分离”学生需提交的材料：
①按研究生毕业与学位授予分离工作要求：各二级单位需在提交制作毕业证书申请前，提交两证分离研究生毕业论文答辩后纸质审批材料至校本部三办公楼308室汤老师(联系电话：88876550)，具体为：一份经学生、导师以及答辩委员会主席签字的精装毕业论文；毕业审批书两份。
②《各类研究生制作毕业证基本情况汇总表》中如有“两证分离”学生，此表提交410室前，先送308室汤老师对两证分离学生进行审核签字。
(五)证书领取时间：6月批次预计6月21日左右，7月批次预计7月10日左右，届时二级单位领取后及时按附件4要求发放给相关学生(只向离校手续办理完毕者发放，学信网中无学历照片者，请尽快按附件1、2办理，否则不得发放)。发放完毕后请将加盖公章签名后清单的影印件发至朱老师QQ邮箱：252729255@qq.com。
(六)毕(结)业信息上传学信网和研究生管理系统时间：
6月批次：6月30日左右，7月批次：7月15日左右，将毕(结)业信息上传上述网站。
二、完成“毕业研究生登记表”、结业审批表、退学审批表、奖助学金获评材料的归档工作
(一)线上完成“毕业研究生登记表”要求：
研究生通过论文答辩后应及时线上完成“毕业研究生登记表”的填写且提醒导师签署的评语不得仅签“同意”或“通过”二字；要求学院完成审核工作。相关通知见附件3。
(二)归档完成时间及要求：
《毕业研究生登记表》、结业审批表，上述材料一式两份(留学生一式三份)；退学审批表、奖助学金获评材料上述材料一式一份。一份存入学生人事档案，一份存入学校档案馆(留学生第三份交国际教育学院88836737，退学审批表、奖助学金获评材料不需存入学校档案馆)。
研究生干事在完成提交证书制作工作后发放证书前(或退学办结后)，及时登录研究生管理系统分别在“ 毕业生登记表管理”、“结业审批管理”、“学籍异动管理”、登录“中南大学奖助学金管理系统”在“获奖打印”批量下载，请使用A4纸纵向彩色双面打印装订(四种表格已套红研究生院公章-要求彩色打印保证为红色公章，《毕业研究生登记表》还需二级单位负责人签名并加盖公章)。
三、毕(结)业证书遗失补办证明书的说明
证书遗失只能申请补办证明书，补办程序繁琐，请妥善保管相关证书(另请务必保存毕业证书复印件和扫描件的电子文档)，申请时需提交下列材料(详情届时见研究生院网站办事指南)：
(一)遗失毕(结)业证书补办证明书申请表(见附件5)
(二)身份证书复印件；
(三)毕(结)业证书复印件(如缺失可不提供)；
(四)学信网下载的“教育部学历证书电子注册备案表”(如无备案表，提供学校档案馆出具的毕业证明材料)。
(五)提交1张2寸蓝底彩照纸质版及电子版(电子照片应为jpg格式，内存大小介于10kb-40kb，分辨率设置为480*640，电子版发至252729255@qq.com,文件名设置为“姓名”+“身份证号码”+“补办毕(结)业证明书电子照片. jpg”)。
(六)收50元手续费。
四、学信网学籍信息身份异常复核处理办法
研究生如接到学信网学籍信息身份异常需复核的通知，请按附件6处理。
五、联系人： 办公地点：岳麓山校区第三办公楼
毕业证管理：朱老师：88836422,qq: 252729255,三办410室；
学籍管理：邵老师：88836509,qq: 2799397608,三办407室。
学信网方面：王老师13808425126(微信同号),qq: 1823163553。
照相公司：英玛吉数码信息技术有限公司：027-87885551。
中南大学研究生院
2025年6月4日
