各二级培养单位及相关研究生：
为顺利完成研究生毕(结)业证书的制作发放及《毕业研究生登记表》、结业材料、退学材料归档等工作，特要求如下：
一、毕(结)业证书制作要求：
（一）证书制作对象（不含国家学信网无学籍信息仅发学位证书的学生；不含留学生，留学生由国际教育学院通知）：
1、通过学位论文答辩拟获得毕业证书和学位证书者；
2、通过毕业与学位授予“两证分离”毕业论文答辩拟获得毕业证书者；
3、已完成结业审批者。
以上三类研究生如领取毕(结)业证书后即完成所有学业相关环节且即将离校，方可申请制作毕(结)业证。证书领取10日后，将无法登录研究生管理系统，请通知申请制作证书的研究生申请后尽快办理离校前的相关手续。
（二）证书上的时间节点：
毕业证书上“毕业时间”和“落款日期”为“答辩通过日期”；结业证书上“结业时间”和“落款日期”为“结业审批通过日期”。
（三）学院提交制作证书材料清单及相关时间节点：
材料提交时间：7月6日前。
提交地点：校本部第三办公楼410，联系人：胡寒88830790
证书领取时间：预计7月17日左右制作完毕，届时二级单位领取后及时按附件4要求发放给相关学生(只向办理完数字化离校手续者发放)。发放完毕后请将加盖公章签名后清单的影印件发至404103074@qq.com。
毕(结)业信息上传学信网和研究生管理系统时间：7月30日左右将毕(结)业信息上传上述网站。
1、《制作毕业证基本情况汇总表》纸质件1份、《制作结业证基本情况汇总表》纸质件1份，上述汇总表需单位负责人签字并加盖公章。
注意：登录研究生管理系统、点击“毕业与学位”、“答辩申请管理”（或“结业审批管理”）可下载上述《汇总表》。仔细校对《汇总表》，查看是否遗漏或有不属此批次毕业生。
2、制作照片（按汇总表顺序粘好或用相册装好，严格与汇总表一一对应，仔细校对）
（1）照片必须与学信网上的学历照片一致。
（2）粘贴照片注意：照片下有学号姓名的，请保留学号姓名信息；相片背面有不干胶的，不要破坏不干胶；照片背面没有不干胶的，不要粘贴得太紧，以免撕坏照片，但也要注意因粘贴不牢造成脱落，建议使用相册装好。
（3）汇总表及粘贴好的照片装入纸质大信封，纸质大信封上写上单位代码及名称，博、硕士生制作证书人数。注意制作毕业证和制作结业证的材料分开装袋。
3、涉及“两证分离”学生需提交的材料：
（1）按研究生毕业与学位授予分离工作要求：各二级培养单位需在提交制作毕业证书申请前，提交两证分离研究生毕业论文答辩后纸质审批材料至校本部三办公楼308室汤老师(联系电话：88876550)，具体为：①一份经学生、导师以及答辩委员会主席签字的精装毕业论文；②毕业审批书两份。
（2）《各类研究生制作毕业证基本情况汇总表》中如有“两证分离”学生，此表提交407室前，先送308室汤老师对两证分离学生进行审核签字。
（四）研究生进行学籍信息校对
答辩前学生登录“学信网”和“研究生管理系统”查看学籍信息是否一致，如信息有误请尽快联系修改。重点查看下列信息：①专业代码、专业名称（证书上打印的“专业名称”来自于“管理系统”学生“学籍信息”、“学业信息”中的专业名称）、②学信网是否具有学历照片。学信网上无学历照片，毕业证相关信息将无法上传学信网，请尽快按附件1、2办理，照相公司会上传学信网（武汉英玛吉数码信息技术有限公司：027-87885551）。
（五）答辩结果审核
通知已通过论文答辩的学生尽快录入提交答辩结果；研究生干事审核提交（重点审核是否同意毕业、是否同意授予学位），学院不提交，研究生院无法打印毕业证书。
对通过论文答辩但此次不制作毕业证的学生此次不得审核提交。为便于研究生院提前对毕业数据进行校验，请大家对答辩通过应制作毕业证的学生尽早完成答辩结果审核提交。
二、完成“毕业研究生登记表”、结业审批表、退学审批表、奖助学金获评材料的归档工作
（一）线上完成“毕业研究生登记表”要求：
研究生通过论文答辩后应及时线上完成“毕业研究生登记表”的填写且提醒导师签署的评语不得仅签“同意”或“通过”二字；要求学院完成审核工作。即要求使用“管理系统”打印的登记表，不再使用纸质件手工填写的毕业研究生登记表，相关通知见附件3。
（二）归档完成时间及要求：
《毕业研究生登记表》、结业审批表、退学审批表，上述材料一式两份（留学生一式三份）；奖助学金获评材料一式一份。研究生干事在完成提交证书制作工作后发放证书前（或退学办结后），及时登录管理系统分别在“答辩申请管理”、“结业审批管理”、“学籍异动管理”、登录“中南大学奖助学金管理系统-请用校园网访问http://202.197.71.91/”在“获奖打印”批量下载A4纸纵向彩色双面打印装订（四种表格已套红研究生院公章-要求彩色打印保证为红色公章），经二级单位负责人签名并加盖公章。一份存入学生人事档案，一份存入学校档案馆（留学生第三份交国际教育学院88836737，奖助学金获评材料不需存入学校档案馆）。
三、毕业证书遗失补办毕业证明书的说明
请妥善保管自己的毕业证书（可保存毕业证书扫描件），毕业证书如遗失只能申请补办毕业证明书，申请时需提交下列材料（详情见研究生院网站中办事指南）：
1、遗失毕业证书补办毕业证明书申请表（见附件5）
2、身份证书复印件；
3、毕业证书复印件（如缺失可不提供）；
4、学信网下载的“教育部学历证书电子注册备案表”（如无备案表，提供学校档案馆出具的毕业证明材料）。
5、提交1张2寸蓝底彩照纸质版及电子版（电子照片应为jpg格式，内存大小介于10kb-40kb，分辨率设置为480*640，电子版发至404103074@qq.com,文件名设置为“姓名”+“身份证号码”+“补办毕业证明书电子照片. jpg”）。
6、收50元手续费。
补办程序繁琐，请一定妥善保管好自己的证书。
四、学信网学籍信息身份异常复核处理办法
研究生如接到学信网学籍信息身份异常需复核的通知，请按附件6处理。
五、联系人
胡老师：88830790,qq: 404103074,校本部三办410室；
王老师：88830790,qq: 1823163553,校本部三办407室。
刘老师：88836509,qq: 453200629,校本部三办407室。
毕业照照相公司：
武汉英玛吉数码信息技术有限公司：027-87885551
研究生院
2023年6月27日
